تكلفة المشروع – خطة إدارة و تحليل وتقدير و مراقبة تكاليف المشاريع

 طرق تقدير تكلفة المشروع

يتم إعداد التقدير المماثل بالاعتماد على أرشيف جاهز لهذا الغرض يتضمن بيانات المشاريع القديمة، وغالبًا ما يتم الاعتماد على المشاريع السابقة لنفس الشركة، عندما تقوم الشركة بتنفيذ مشروع بشكل متكرر أو مماثل لمشاريع قديمة، فإنها تقوم بالاستعانة بالبيانات الخاصة بهذه المشاريع واعتمادها في رسم خطة التكاليف للمشروع الجديد من خلال مقارنة أوجه التشابه بين هذه المشروعات.

يستخدم هذا النوع من التقديرات في المشروعات التي تتضمن مهاماً متشابهة ومتكررة، ويتم استخدامه لإنشاء تقدير تكلفة لمهمة أو وحدة واحدة ومن ثم ضرب عدد المهام أو الوحدات بتكلفة تلك المهمة أو الوحدة، وبهذا يتم الحصول على التكلفة الإجمالية للمشروع، ومن الأمثلة على هذا النوع من التقديرات هو تقدير تكلفة متر واحد من خط أنابيب مثلا، أو تكلفة طلاء مساحة معينة مثل السقف أو الحائط لمعرفة التكلفة الإجماليّة للمشروع بأكمله. ويجب التأكد دائماً من دقة تقدير المهمة أو الوحدة الواحدة.

هو أسلوب تقدير تجريبي يعتمد على آراء أو إجماع الخبراء في مجال التقديرات حيث يقوم منسق المشروع بإرسال استبيانات تقدير التكلفة إلى مجموعة من الخبراء في جولتين أو أكثر، بعد كل جولة يقوم المُنسّق بإرسال موجز يحتوي على ملخص تقديرات الخبراء من الجولة السابقة موضحًا من خلالها الأسباب التي بُنيت أحكامهم على أساسها، وبالتالي يتم تشجيع الخبراء على مراجعة استبياناتهم السابقة بناء على التعليقات من الخبراء الآخرين، ومع تكرار هذه العملية سيتقلص نطاق الإجابات وتتقارب التقديرات وصولا إلى التقدير الدقيق أو الإجابة الصحيحة.

ونظراً لأنه من غير المحتمل أن يكون أي مشروعين متطابقين تماماً، يتم تقديم تقديرات الخبراء على شكل نطاق من القيم. في حين أن النطاق الواسع يعني عادةً أن هذه التقديرات لن يتم اعتمادها بشكل كبير، يشير المتخصصون في إدارة المشاريع إلى أن هذه التقديرات ذات النطاق الواسع تهدف فقط إلى الإشارة إلى جدوى المشروع وتقديم رقم تقريبي لمديري المشاريع. 

تكلفة الموارد هي طريقة رياضية بسيطة لحساب تكاليف توظيف موارد معينة للمشروع. يتم إجراؤه بسهولة عن طريق ضرب التكلفة بالساعة لتوظيف مورّد بعدد ساعات العمل المتوقعة.

يمكن لبرمجيات إدارة المشاريع تبسيط وتسريع وتحسين عملية تقدير التكلفة حيث يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من برامج إدارة المشاريع لإنشاء تقديرات التكلفة أو لتحديد مستويات عدم اليقين في تقديرات التكلفة من خلال استخدام أسلوب النمذجة الاحتمالية (probabilistic modeling). 

تقدير التكلفة المبدئية للمشروع 

تعتمد الشركات على تقرير التكلفة المبدئي في عملية الموافقة على إنشاء المشاريع الجديدة، ويلعب هذا التقرير دوراً هاماً في عملية تحديد نطاق المشروع في حال اعتماده والموافقة عليه.

إذا كانت تقديرات التكلفة مرتفعة للغاية، فقد تقرر الشركة تقليص حجم المشروع ليناسب ميزانيتها (من الضروري تأمين التمويل للبدء في المشروع)، وبمجرد بدء المشروع يتم استخدام تقدير التكلفة لإدارة جميع التكاليف التابعة له من أجل الحفاظ على المشروع في حدود الميزانية. 

تحليل تكاليف المشاريع 

تم تصميم تحليل التكلفة في إدارة المشروع من أجل تقييم التكلفة مقارنة بالعائدات الواردة في مقترح المشروع. 

بمجرد الانتهاء، سينتج عن تحليل التكلفة والعائدات نتائج ملموسة يمكن استخدامها لإنشاء استنتاجات معقولة حول الجدوى أو الفرصة التي تتمثل في اتخاذ قرار ما أو موقف معيّن. 

تتكون عملية تحليل التكلفة والعائدات لمشروع ما من 10 خطوات يمكن من خلالها التأكد من أن المشروع هو فرصة مناسبة أم لا،  هذه الخطوات هي:

 مراقبة تكاليف المشروعات

مراقبة التكلفة هي عملية قياس اختلاف التكلفة من بداية الخطة واتخاذ الإجراء المناسب بناء عليها، مثل زيادة الميزانية المخصصة للمشروع أو تقليل نطاق العمل لتصحيح تلك الفجوة. 

مراقبة التكاليف هي عملية مستمرة تتم طوال دورة حياة المشروع وينصّب التركيز هنا على التقارير الواضحة في الوقت المناسب بقدر ما يتم التركيز على القياس.  

إلى جانب مراقبة التكلفة تُعدّ خطة إدارة التكلفة مدخلاً أساسيًا للتحكم في التكلفة وتحتوي هذه الخطة على تفاصيل هامة مثل كيفية قياس أداء المشروع، وما هي نقاط المسار المحددة لهذا المشروع، وما هي الإجراءات التي سيتم اتخاذها في حالة الابتعاد عن هذا المسار المحدد؟ بالإضافة إلى قائمة الأشخاص والأدوار الذين لديهم السلطة التنفيذية لاتخاذ القرارات.

خطة إدارة موازنة المشروع

كل مشروع يتلخص حول المال، إذا كانت لديك ميزانية أكبر، فمن المحتمل أن تحصل على المزيد من الأشخاص للقيام بمشروعك بسرعة أكبر، لهذا السبب لا تكتمل أي خطة مشروع حتى تضع ميزانية محددة له، ولكن بغض النظر عما إذا كان مشروعك كبيراً أم صغيراً، وبغض النظر عن عدد الموارد والأنشطة الموجودة فيه، فإن عملية تحديد النتيجة النهائية هي نفسها دائمًا.  

في كثير من الأحيان، سيكون لديك توقع لمقدار التكلفة أو مقدار الوقت الذي سيستغرقه المشروع، وعندما تقوم بعمل تقدير في وقت مبكر من المشروع دون تجميع الكثير من المعلومات حوله، فإن هذا التقدير يسمى التقدير التقريبي وسيصبح هذا التقدير أكثر دقة مع مرور الوقت عندما تمتلك المزيد من المعلومات عن المشروع. 

برامج تقدير تكاليف المشاريع

هو حل برمجي قائم على السحابة يستخدم لإدارة البيانات والنماذج وهو مناسب للمقاولين العامّين وبناة المنازل والمهندسين ومقدري ما قبل البناء ومديري البناء.

هو نظام يستخدم في إدارة عملية البناء، وهو مخصص للعاملين في بناء المنازل والمقاولين المتخصصين، والمقاولين العامّين، ويجمع هذا البرنامج بين جدولة المشروع وإدارة المشاريع والإدارة المالية وإدارة العملاء وإدارة الخدمة في برنامج واحد.

كنظام أساسي قائم على السحابة، يمكن الوصول إلى هذا النظام عبر الإنترنت باستخدام جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول. تطبيق Buildertrend متاح أيضًا لأجهزة iOS و Android لتخطيط مشاريع البناء أثناء التنقل.

هو برنامج يستخدم لإدارة المشاريع مصمم للشركات المتخصصة في مجال إعادة تصميم المنازل، يستطيع هذا البرنامج تبسيط العمليات على هذه الشركات من خلال وضع جميع احتياجات الشركة في مكان واحد. 

تشمل الميزات الرئيسية لهذا البرنامج توفير مخططات ثلاثية الأبعاد وميزة إدارة المشاريع وإدارة العملاء المحتملين مع توفير خيار لحفظ معلومات العميل، وأيضاً تشمل الميزات الإضافية نظام دفع متكامل عبر الإنترنت، ولوحات الإلهام، وسهولة في عملية التواصل.

هو برنامج يستخدم في إدارة مشاريع البناء حيث يوفر لمنشئي المنازل أدوات لإدارة المشاريع والشؤون المالية والعملاء. 

يسمح للمستخدمين بمزامنة البيانات من التقديرات والمواصفات والاختيارات والعطاءات والطلبات والميزانيات مع برامج اخرى مثل QuickBooks أو عبر الإنترنت، ويمكن للمستخدمين إدارة مشاريعهم من الكمبيوتر اللوحي أو سطح المكتب، أو في الميدان باستخدام تطبيق الهاتف المحمول.

هي عبارة عن منصة إنشاء وتقدير قائمة على السحابة تساعد المقاولين على إدارة مشاريع البناء من خلال الوصول الفوري إلى: العمالة والتسعير والخطط وقاعدة بيانات المواد.