الهيكلة الإدارية للشركات: كيفية تحسين أداء الشركة وزيادة الإنتاجية

إذا كنت تدير شركة، فمن المهم جدًا أن تفهم معنى الهيكلة الإدارية للشركات وأن تحدد النوع الذي يناسب شركتك. ويُقصد بالهيكلة الإدارية أنها الطريقة التي تقوم بموجبها بتنظيم الموارد البشرية والمهام والأنشطة داخل شركتك، فإن كان لديك هيكلة إدارية جيدة، فستقلل من الارتباك والتشتت في الشركة وتحسن من الإنتاجية والربحية.

وجود هيكلة إدارية جيدة يساعد على توزيع المسؤوليات والواجبات بين العاملين في الشركة بطريقة منظمة وواضحة، حيث يمكنك استخدام الهيكلة الإدارية للشركات لتحديد العلاقات بين الأفراد والأقسام والإدارات داخل الشركة. وبالتالي، سوف تتمكن من تحديد الأهداف الرئيسية والتأكد من أن العاملين يعملون بشكل جيد وفقًا لهذه الأهداف.

وباختصار، يمكنك القول أن الهيكلة الإدارية للشركات هي الأساس الذي تقوم عليه شركتك، فإن كان لديك هيكلة إدارية جيدة، فسوف تتمكن من توجيه العاملين داخل الشركة بطريقة أكثر فعالية، وبالتالي ستحصل على نتائج أفضل وأكثر إنتاجية. لذلك، يجب أن تقوم بدراسة الهيكلة الإدارية للشركات وتحديد النوع الذي يناسب شركتك.

الهيكل التنظيمي للشؤون الادارية للشركات

تعريف الهيكلة الإدارية

الهيكلة الإدارية هي عبارة عن تصميم وتنظيم الشركة بطريقة محددة ومنظمة لتحقيق أهدافها بأفضل الطرق الممكنة، ويشمل الهيكل التنظيمي تحديد الوظائف والمسؤوليات والسلطات والتدرج الوظيفي والعلاقات الإدارية بين الإدارات والأقسام والأفراد في الشركة.

أهمية الهيكلة الإدارية

تعد الهيكلة الإدارية من أهم عوامل النجاح في الشركات، فهي تساعد على تحقيق الأهداف المحددة وتعزز الكفاءة والإنتاجية وتحسن العمليات الداخلية للشركة، كما وأنها تساعد على تحديد السلطات والمسؤوليات وتحديد الأدوار والمهام، وبالتالي تحسين التواصل داخل الشركة وتجنب التداخلات والتضاربات في العمل.

أنواع الهيكلة الإدارية

توجد عدة أنواع من الهيكلة الإدارية، ويختلف كل نوع منها في الطريقة التي يتم بها تنظيم الشركة وتحديد السلطات والمسؤوليات، ومن أشهر أنواع الهيكلة الإدارية:

• الهيكل الوظيفي: ويعتمد هذا النوع على تقسيم الشركة إلى عدة أقسام وفقاً للوظائف المختلفة، ويتم تحديد السلطات والمسؤوليات فيه بناءً على الوظائف المحددة.
• الهيكل الإقليمي: ويعتمد هذا النوع على تقسيم الشركة إلى مناطق جغرافية مختلفة، ويتم تحديد السلطات والمسؤوليات فيه بناءً على المناطق المحددة.
• الهيكل الأسري: ويعتمد هذا النوع على تقسيم الشركة إلى عائلات مختلفة، ويتم تحديد السلطات والمسؤوليات فيه بناءً على العائلات المحددة.
• الهيكل المصفوفي: ويعتمد هذا النوع على تقسيم الشركة إلى قطاعات مختلفة، ويتم تحديد السلطات والمسؤوليات فيه بناءً على القطاعات المحددة.

يجب على الشركة اختيار الهيكل المصفوفي بناءً على طبيعة عملها وحجمها وأهدافها، حيث يمكن أن يكون هذا النوع من الهياكل مناسبًا للشركات الكبيرة التي تمتلك عدة منتجات أو خدمات مختلفة، أو للشركات التي تعمل في عدة قطاعات أو مناطق جغرافية مختلفة.

العوامل المؤثرة في الهيكلة الإدارية

حجم الشركة

يعتبر حجم الشركة من العوامل الرئيسية التي تؤثر على الهيكلة الإدارية للشركة، فكلما كانت الشركة أكبر حجماً كان من الضروري وجود هيكلة إدارية متكاملة ومنظمة أكثر، وذلك لتسهيل عمليات الإدارة والتنظيم والتواصل بين الموظفين والإدارة، وتحقيق الأهداف المرجوة بشكل أفضل وأسرع. ومع ذلك، يجب أن يتم اختيار الهيكلة الإدارية الأنسب لحجم الشركة، حتى لا تتعرض الشركة لمشاكل في التنظيم والإدارة.

طبيعة النشاط التجاري

تعد طبيعة النشاط التجاري الذي تقوم به الشركة من العوامل المؤثرة في الهيكلة الإدارية، فكل نشاط تجاري يتطلب هيكلة إدارية مختلفة، حيث أن بعض الأنشطة التجارية تتطلب هيكلة إدارية مرنة وغير صارمة، في حين أن بعض الأنشطة التجارية الأخرى تتطلب هيكلة إدارية صارمة ومنظمة، وذلك حسب طبيعة العمل والأهداف المرجوّة.

الثقافة التنظيمية

تعد الثقافة التنظيمية من العوامل المؤثرة في الهيكلة الإدارية، حيث أنه يجب أن تتوافق الهيكلة الإدارية مع الثقافة التنظيمية للشركة، والتي تعكس قيم الشركة ومبادئها وأهدافها. فإذا كانت الثقافة التنظيمية للشركة تتميز بالمرونة والتكيف مع التغييرات، فإن الهيكلة الإدارية يجب أن تكون مرنة وغير صارمة، أما إذا كانت الثقافة التنظيمية للشركة تتميز بالصرامة والانضباط، فإن الهيكلة الإدارية يجب أن تكون صارمة ومنظمة.

مراحل الهيكلة الإدارية

المرحلة الأولى: التخطيط

في هذه المرحلة، يجب عليك وضع خطة تفصيلية للهيكل التنظيمي الجديد الذي تريد تطبيقه على شركتك، حيث يجب أن تحدد الأهداف الرئيسية للهيكل الجديد وتحدد المسؤوليات والوظائف اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، كما ويجب أن تأخذ في الاعتبار أيضًا العوامل الداخلية والخارجية التي يمكن أن تؤثر على الهيكل التنظيمي الجديد وتحديد كيفية التعامل معها.

يجب أن تحدد  العلاقات الوظيفية بين الموظفين والمديرين وتحديد سلسلة القيادة والإشراف، وذلك عبر استخدام الجداول والرسوم البيانية لتوضيح الهيكل التنظيمي الجديد والعلاقات الوظيفية.

المرحلة الثانية: التنظيم

في هذه المرحلة، يجب عليك تنظيم الهيكل التنظيمي الجديد بناءً على الخطة التفصيلية التي وضعتها في المرحلة الأولى، حيث يجب أن تحدد المسؤوليات والوظائف اللازمة لتحقيق الأهداف المحددة وتحديد العلاقات الوظيفية بين الموظفين والمديرين.

كما ويجب أن تحدد أيضًا الأدوار والمسؤوليات لكل موظف وتوضيح العمليات الداخلية للشركة، وذلك عبر استخدام الجداول والرسوم البيانية لتوضيح الهيكل التنظيمي الجديد والعلاقات الوظيفية.

المرحلة الثالثة: التنفيذ

في هذه المرحلة، يجب عليك تطبيق الهيكل التنظيمي الجديد على شركتك، إذ يجب عليك تحديد الأدوار والمسؤوليات لكل موظف وتوضيح العمليات الداخلية للشركة، كما ويجب أن تحدد العلاقات الوظيفية بين الموظفين والمديرين وتحديد سلسلة القيادة والإشراف.

ويجب أن تقوم أيضًا بتدريب الموظفين على الهيكل التنظيمي الجديد وتوضح لهم الأدوار والمسؤوليات الجديدة، وذلك عبر استخدام الجداول والرسوم البيانية لتوضيح الهيكل التنظيمي وتحديد العلاقات بين القطاعات المختلفة، كما ويجب أن تحدد الأهداف والخطط الاستراتيجية بوضوح وتوزيعها بشكل مناسب على القطاعات المختلفة، وتحديد المعايير والمؤشرات الرئيسية لقياس الأداء وتقييم نتائج العمل.

تطبيق الهيكلة الإدارية في الشركات

أفضل الممارسات في تطبيق الهيكلة الإدارية

يتطلب تطبيق الهيكلة الإدارية في الشركات الكثير من العمل والتخطيط والتنظيم، إلا أنه يمكن تحقيق النجاح في هذا الأمر من خلال اتباع بعض الأفضل الممارسات التالية:

• تحديد الأهداف الإستراتيجية للشركة والخطط اللازمة لتحقيقها.
• تحديد المهام والمسؤوليات لكل قسم وموظف في الشركة وتوضيح الصلاحيات والواجبات الخاصة بهم.
• تحديد هيكلية الشركة وتوضيح العلاقات الإدارية بين الأقسام والموظفين.
• تحديد الأساليب والإجراءات اللازمة لتنفيذ الخطط الإستراتيجية وضمان تحقيق الأهداف المحددة.
• تطوير نظام مراقبة وتقييم لأداء الشركة والأقسام والموظفين لتحديد نقاط القوة والضعف واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين الأداء.

تحديات تطبيق الهيكلة الإدارية

تواجه الشركات العديد من التحديات عند تطبيق الهيكلة الإدارية، ومن أهم هذه التحديات:

• مقاومة التغيير من بعض الموظفين والقادة الإداريين.
• صعوبة تحديد الأهداف الإستراتيجية وتطبيقها بشكل فعال.
• صعوبة تحديد المهام والمسؤوليات وتوضيح العلاقات الإدارية بين الأقسام والموظفين.
• صعوبة تحديد الأساليب والإجراءات اللازمة لتنفيذ الخطط الإستراتيجية وضمان تحقيق الأهداف المحددة.
• صعوبة تطوير نظام مراقبة وتقييم لأداء الشركة والأقسام والموظفين.

وعلى الرغم من كل هذه التحديات، يمكن للشركات تحقيق النجاح في تطبيق الهيكلة الإدارية من خلال العمل بجد والتخطيط بشكل جيد وتطبيق أفضل الممارسات المثبتة.

خدمات الهيكلة الإدارية للشركات

تقدم الشركات العديد من الخدمات المتعلقة بالهيكلة الإدارية للشركات، وتشمل هذه الخدمات كل من الآتي:

• تحليل الهيكل التنظيمي الحالي للشركة وتقييمه.
• تطوير خطط لإعادة هيكلة الشركة وتنفيذها.
• توفير الدعم الفني والإستشاري للشركة خلال عملية الهيكلة.
• تقديم تدريبات وورش عمل لموظفي الشركة حول الهيكلة الإدارية وكيفية تنفيذها.
• تقديم الإستشارات حول الإستراتيجيات المناسبة للشركة وكيفية تطبيقها.

يمكن للشركات الإستفادة من خدمات الهيكلة الإدارية لتحسين كفاءة الشركة وزيادة ربحيتها، وتحسين بيئة العمل وزيادة إنتاجية الموظفين. ومن أهم الفوائد التي يمكن للشركة الحصول عليها من خلال الهيكلة الإدارية:

• تحسين الإنتاجية والكفاءة.
• تقليل التكاليف وزيادة الربحية.
• تحسين بيئة العمل وزيادة رضا الموظفين.
• تحسين جودة المنتجات والخدمات التي تقدمها الشركة.
• تحسين الإستراتيجيات التي تتبعها الشركة وتحديد الأهداف الواقعية.

تعتبر  الهيكلة الإدارية عملية حساسة ومهمة جداً للشركات، ولذلك يتم توفير الدعم الفني والإستشاري من قبل الشركات المتخصصة في هذا المجال، ويشمل هذا الدعم الفني والإستشاري تحليل الهيكل التنظيمي الحالي للشركة وتقييمه، وتطوير خطط لإعادة هيكلة الشركة وتنفيذها، وتوفير الدعم الفني والإستشاري للشركة خلال عملية الهيكلة، وتقديم تدريبات وورش عمل لموظفي الشركة حول الهيكلة الإدارية وكيفية تنفيذها، وتقديم الإستشارات حول الإستراتيجيات المناسبة للشركة وكيفية تطبيقها.