إذا كنت تبحث عن الطريقة الأمثل لتوثيق معلوماتك أو مشاركة استنتاجاتك بأسلوب احترافي ومدروس بطريقة جيدة، سوف يكون عليك إذاً إنشاء تقرير لتحقيق ذلك. ولكن، ماذا لو كنت لا تعرف كيفية إعداد نموذج تقرير، أو من أين يجب عليك البدء؟
كتابة التقارير هي عملية مختلفة تماماً عن أنواع عديدة من الكتابة، لهذا السبب يتوجب عليك استخدام نموذج مناسب قبل أن تبدأ بإعداد تقريرك.
ما الذي يجب أن يحتوي عليه التقرير الخاص بك؟ كيف يمكنك تفصيل كل جزئية من التقرير؟
هناك العديد من تنسيقات ملفات التقارير وفقاً لاحتياجاتك المحددة، ولكن تبقى البنية موحدة لكل التنسيقات.
لنقوم الآن بشرح آلية إعداد التقرير بشكلٍ صحيح حتى يتسنى لك مشاركة استنتاجاتك بشكلٍ فعّال.
ولكن قبل ذلك، دعونا نحدد المعنى الحقيقي للتقرير.
ما هو التقرير؟
مهمة التقرير أن يقوم بشرح تفاصيل معينة وتقديم الخيارات والتوصيات المناسبة لاتخاذ قرارات مستقبلية.
تعد التقارير جزءاً رئيسياً يعتمد عليه عشرات الصناعات مثل العلوم والرعاية الصحية والعدالة الجنائية والأعمال والأوساط الأكاديمية.
أنواع التقارير
يوجد عدة أنواع مختلفة من التقارير، وذلك وفقاً للغرض أو الجهة التي تقدم تقريرك إليها. فيما يلي قائمة مختصرة بأنواع التقارير المتعارف عليها:
من ناحية أخرى، يمكن تقسيم التقارير إلى فئات بناءً على طريقة كتابتها. مثلاً، يمكن للتقرير أن يكون تقريراً رسمياً أو غير رسمي، وقصيراً أو طويلاً، وداخلياً أو خارجياً. في مجال الأعمال، يقدم التقرير ذو التصميم العمودي معلومات للأشخاص في المستويات المختلفة للتسلسل الهرمي (أي الأشخاص الذين لديهم منصب أعلى أو أدنى منك)، بينما يكون التقرير الأفقي للأشخاص في نفس مستوى كاتب التقرير، ولكن يعملون في أقسام أخرى.
ما هي بنية نموذج التقرير؟
هناك أكثر من بنية للتقارير بناءً على المواضيع التي تناقشها، كما يوجد هناك نموذجاً شائعاً يقوم باستخدامه معظم الأشخاص وهو كالآتي:
كيفية إعداد تقرير بطريقة ملائمة وفعّالة؟
1-حدد هدفك
أولاً وقبل كل شيء، ما هو الغرض من هذا التقرير؟ ما هي الفكرة أو الهدف؟ هل هو تقرير أكاديمي أم خاص بالعمل؟ يمكن أن تكون بحاجة لإعداد تقرير سنوي أو تقرير مبيعات أو تقرير مالي.
يجب عليك أيضاً تحديد الجمهور الذي سوف يقوم بالاطلاع على التقرير، فيمكن للتقرير أن يكون داخلي بين أعضاء الشركة فقط، أو ربما يكون خارجي يستهدف المستثمرين والزبائن وغيرهم.
هل هذا تقرير دوري يتوجب عليك استخدامه أو العمل عليه كل شهر أو كل ربع سنة أو كل عام؟ هل هو لمن هم في منصب أعلى في الشركة أم لأفراد قسمك فقط؟
من المهم فهم هدفك من أجل تحديد ماهية المحتوى الخاص بك والمصدر الأساسي للحصول على المعلومات.
2-أكتب ملخصاً
لا تبدأ بإعداد أي تقرير قبل القيام بوضع ملخصاً كاملاً عن الموضوع أولاً، والذي سيساعدك في إنشاء تقريرك وفهم ماهية المصادر التي ستحتاجها من أجل سرد جميع استنتاجاتك وإيجاد المواد والمتطلبات الأخرى.
3-قم بجمع المعلومات
ابدأ بعملية البحث حول موضوعك واجمع المعلومات التي تحتاجها لإعداد تقريرك. يمكنك جلب تلك المعلومات من مصادر أو نشرات أو تجارب موجودة عبر الإنترنت، أو من تحليلات وأرقام يوفرها قسم إدارة علاقات العملاء أو برنامج المبيعات داخل شركتك. قم بإضافة جميع المعلومات التي حصلت عليها من عملية البحث إلى الخلاصة حتى يتسنى لك تحديد الأرقام والبيانات التي تتعلق بكل نقطة من نقاطك الأساسية.
يمكنك البدء بإعداد التقرير بمجرد الانتهاء من جمع كل المعلومات التي تحتاجها لإتمام تقريرك.
4-كيفية إعداد الصفحة الخارجية للتقرير (Cover Page)
إذا كانت هذه المرة الأولى التي تقوم بإعداد الصفحة الخارجية للتقرير، فسيكون من الجيد لك استخدام قالب جاهز، والذي يساعدك على تحسين تصميم تقريرك ليبدو بشكلٍ مبهر. يمكن أن تساعدك القوالب أيضاً في تصميم الصفحة الخاصة بعنوان التقرير بطريقة جمالية مميزة لتقديمها للجمهور المعني.
عندما تقوم أخيراً بتحديد طريقة إعداد صفحة التقرير الخارجية، فإن هناك ما يصل إلى خمسة عناصر يتوجب عليك إدراجها، حيث أن أهمها بطبيعة الحال عنوان التقرير.
يقوم بعض الأشخاص بكتابة الجهة الموجه إليها التقرير أو الشخص الذي قام بإعداد التقرير أو تاريخ إعداده أو القسم الذي يتبع مُعد التقرير له داخل الشركة.
إن كتابة هذه المعلومات في صفحة التقرير الخارجية هي الطريقة الأمثل لمساعدة القارئ في التعرف على ماهية محتوى التقرير والجهة الموجه إليها بشكلٍ سريع.
5-كيفية كتابة جدول محتويات التقرير
يأتي الآن دور تجهيز جدول المحتويات الخاص بتقريرك. إذا كنت لا تمتلك فكرة عن كيفية إكمال هذه الجزئية من التقرير، فسيقوم الملخص الذي قمت بكتابته مسبقاً بمساعدتك على البدء.
خلال عملية إعداد التقرير – أو ربما بعد الانتهاء من إعداده – يمكنك تحديث جدول المحتويات بما يتناسب مع العناوين الرئيسية والفرعية داخل التقرير.
أقرأ أيضاً:
6-كيفية كتابة مقدمة التقرير
تعتبر المقدمة هي الجزئية الأولى التي تقوم بكتابتها بمجرد البدء بإعداد التقرير. يجب أن تمتد المقدمة لصفحة أو صفحتين بالأكثر من أجل تقديم لمحة مختصرة للقارئ عن ماهية النتائج التي وصلت إليها.
قم بشرح المنهجية التي استخدمتها لجمع المواد التي يحتوي تقريرك عليها، سواء كانت بحثاً أو تجربة أو عملية جمع تحليلات أو اطلاع على بيانات إدارة علاقات العملاء أو عملية حساب الإيرادات أو غيرهم.
7-كيفية كتابة النص الأساسي للتقرير
والآن، نقوم بالدخول في صلب التقرير بعد أن قمنا بكتابة الخلاصة وجمع المعلومات وإعداد صفحة الغلاف وإنشاء جدول المحتويات والمقدمة.
هذا يعني أنك يجب أن تعرف بالضبط ما الذي سوف يحتوي عليه الجزء الرئيسي من تقريرك، مما يسهل عليك التعمق في محتوى النص الأساسي.
في حين أن التقارير يمكن أن تختلف كلياً في الحجم، مع وجود تقارير قصيرة قد تحتوي على 7 إلى 15 صفحة، وتقارير طويلة تتراوح ما بين 30 إلى 50 صفحة أو أكثر، فإن حجم التقرير يعتمد على الموضوع الخاص بك. تركز التقارير القصيرة عادةً على موضوع واحد، بينما تناقش التقارير الطويلة موضوعات مختلفة.
1. قسّم النص الأساسي إلى عدة أقسام
على الرغم من احتواء جدول المحتويات على جميع العناوين الرئيسية – مثل المقدمة والنص الأساسي والخاتمة – إلا أنك ستحتاج أيضاً إلى إدراج العناوين الفرعية لها.
سيتوجب عليك أيضاً تقسيم النص الأساسي للتقرير إلى أقسام متنوعة، ويكون ذلك وفقاً للموضوع الذي يناقشه التقرير.
إذا كنت تقوم بإعداد تقرير سنوي، فربما تقوم بتقسيمه إلى شهور مختلفة. بينما إذا كنت تعد تقريراً مالياً، فيمكنك تقسيمه بناءً على الإحصائيات والأرقام المختلفة.
هناك طرق عديدة لتقسيم النص الأساسي للتقرير إلى مجموعة من الأقسام، وهو أمر ضروري لتقوم به، بالضبط مثلما قمنا بتقسيم هذا المقال إلى عناوين فرعية مختلفة. يسهل هذا الأمر على القارئ فهم كل قسم من الأقسام.
2. عزّز تقريرك باستخدام المخططات والرسوم البيانية
لا تقوم بملء التقرير بالنصوص فقط. إن القيام بإدراج الصور والأيقونات والرسومات والمخططات والرسوم البيانية هي طريقة مميزة لإبراز المحتوى وتوضيح وجهة نظرك بشكلٍ أفضل.
في حال كنت تُعد تقريراً مالياً أو تقرير عن المبيعات، فإن الرسوم البيانية تعتبر بمثابة عناصر أساسية لعرض الأرقام والإحصائيات بطريقةٍ سلسة ومفهومة.
3. لخّص كل قسم على حِدةٍ
لن يكون كل قسم في النص الأساسي للتقرير طويلاً بشكل كبير ليحتاج إلى ملخص، ولكن إذا كان هناك قسم يحتوي على الكثير من المعلومات أو يمتد لصفحتين، فمن الجيد أن تقوم بتلخيصه في النهاية.
سيقوم هذا التلخيص بمساعدة القارئ على التأكد من فهم جميع المعلومات في ذلك القسم، كما سيسمح له بالاطلاع على تقريرك في وقت لاحق من خلال القيام بقراءة ملخصات الأقسام.
8-كيفية كتابة خاتمة التقرير
أنت على وشك الانتهاء! والآن، حان وقت كتابة الخاتمة والانتهاء من إعداد التقرير.
قم أولاً بتلخيص نقاطك. نعم، لقد قمت بتجهيز ملخص صغير لكل قسم في وقتٍ سابق، ولكن يجب عليك الآن كتابة ملخص شامل عن محتويات تقريرك بالكامل.
قم بسرد استنتاجاتك وناقش المغزى منها. بينما كان الغرض من النص الأساسي توضيح النتائج التي توصلت إليها وشرحها بشكل مفصل، يمكنك التحدث في الخاتمة عن مدى أهمية نتائجك لمن هم حولك، أو عن ماهية خدمتها لمجال عملك.
بعد ذلك، ستقوم بالكتابة عن الخطوات المستقبلية. إذا لم تكن نتائجك إيجابية كما كنت تأمل، فقم بمناقشة خطتك للتأكد من أن النتائج ستكون أفضل في المرة القادمة. حدد الأهداف والاستراتيجيات لاستخدام هذه الاستنتاجات.
9-قم بذكر المصادر التي اعتمدت عليها
يجب أن تحتوي نهاية كل تقرير على قائمة مراجع كاملة تقوم بسرد كل المصادر بترتيب أبجدي من أجل مساعدة القارئ على الحصول على مزيد من المعلومات بكل يسر.
كما يمكنك أيضاً كتابة شكر وعرفان وثناء لجهات أو أشخاص معيّنين قد قاموا بمساندتك ودعمك في إعداد وكتابة محتويات التقرير.
واعتماداً على الغرض من تقريرك، قد تفكر أيضاً في سرد قائمة بالمصطلحات الخاصة بالمجال الذي تكتب عنه في نهاية التقرير(مسرد مصطلحات - Glossary)، وذلك من أجل مساعدة القراء الآخرين على فهم تلك المصطلحات بشكلٍ سلس.
