الخطة التنفيذية – كيفية اعدادها مع نموذج خطة جاهز

الخطة التنفيذية، بصفة عامة، هي استراتيجية أو مسار مقترح للوصول إلى الهدف، أما في إدارة المشاريع، فهي عبارة عن وثيقة تضم جميع الخطوات والموارد اللازمة للوصول إلى هدف المشروع، كما أنها توضح الإطار الزمني لهذه الخطوات.

وتساعد الخطة التنفيذية على توثيق عمل المشروع من بدايته إلى نهايته، كما أنها لا تقتصر على تحديد المهام وإطارها الزمني، بل تتجاوز ذلك أيضًا إلى تحديد الأفراد المكلفين بهذه المهام.

ستتعرف في هذا المقال أيضاً على عناصر الخطة التنفيذية، وكيفية إعدادها خطوة بخطوة، بالإضافة إلى نموذج خطة تنفيذية جاهزة.

عناصر الخطة التنفيذية

يجب أن تكون الخطة التنفيذية مفصلة بحيث تصبح أداة يومية يلجأ إليها الأفراد لمراقبة التكاليف والإطار والزمني، وتقييم التنفيذ والنتائج، وإجراء التعديلات الضرورية.

وحتى تكون الخطة التنفيذية مفصلة، يجب أن تتضمن الأمور التالية:

كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية

يبدو إعداد خطة عمل تنفيذية أمرًا سهلًا نسبيًا، ولكن يجب عليك اتباع الخطوات التالية بحرص للحصول على أفضل خطة تنفيذية ممكنة. 

إذا لم تكن واضحًا حول ما تريد فعله أو الهدف الذي ترغب بالوصول إليه، فأنت تحكم على نفسك بالفشل.

هل تخطط لإطلاق مبادرة جديدة؟ ابدأ التخطيط من حيثُ أنت الآن، وأين تريد أن تكون.

هل تريد أن تحل مشكلة؟ حلل الوضع واستكشف جميع الحلول الممكنة ثم حدد أولوية كل منها.

بعد ذلك، حدد هدفك، ولكن قبل أن تنتقل إلى الخطوة التالية تأكد من انطباق معايير الهدف الذكي (SMART) عليه، أو بمعنى آخر، تأكد أن الهدف:

بعد أن أصبح الهدف واضحًا، يجب أن تحدد الخطوات التي ستتخذها للوصول إليه.

ضع جدولًا يتضمن جميع المهام التي ستنفذها، وتاريخ تسليمها، والأشخاص المسؤولين عنها.

من المهم للغاية أن تتأكد من مشاركة الجميع في صياغة الخطة، وأن يكون الجميع مطلعًا دومًا عليها، وذلك حتى يتسنى لهم متابعة المهام والمسؤوليات الموكلة إليهم في إطار المشروع.

تأكد أن تكون جميع المهام محددة بوضوح وقابلة للتنفيذ. وإذا واجهتك مهام كبيرة أو معقدّة، فقسمها إلى مهام أصغر، وذلك حتى يسهل تنفيذها ومتابعتها.

لقد حان الوقت الآن لإعادة ترتيب قائمة المهام بحسب أولويتها، فقد تحتاج إلى إنجاز بعض المهام في البداية، لأن مهامًا أخرى تعتمد عليها.

حدد أيضًا السقف الزمني لكل مهمة، وتأكد من كونه من واقعيًا، ويُفضل أن تستشير الشخص المسؤول عن المهمة حتى تفهم قدرته على إنجازها قبل اتخاذ قرار بهذا الشأن.

قبل الشروع في أي مشروع، يجب أن تتأكد من امتلاك جميع الموارد اللازمة لإنجاز المهام، وإذا لم تكن هذه الموارد متوفرة في الوقت الحالي، فيجب عليك أن تضع خطة للحصول عليها.

كذلك تتضمن هذه الخطوة تحديد ميزانية المشروع وتوزيعها على المهام، لذلك خصص عامودًا في جدول الخطة لتوضيح تكلفة كل مهمة.

تهدف هذه الخطوة إلى وضع تصوّر للخطة يتيح للجميع فهمها من النظرة الأولى.

وسواءً كان تصور الخطة على شكل مخطط انسيابي أو جدول، تأكد أنه يحتوي بوضوح على جميع العناصر التي تحدثنا عنها حتى الآن، وهي المهام، والمسؤولين، وتواريخ التسليم، والموارد.

كذلك احرص على مشاركة الجميع في وضع هذه التصور والاطلاع عليه.

خصص بعض الوقت لتقييم التقدّم الذي أحرزته مع فريقك.

ضع علامة على المهام التي أنجزتها في الخطة، وذلك حتى تسترعي انتباه الجميع إلى التقدّم الذي تم إحرازه نحو تحقيق الهدف.

ذلك من شأنه أيضًا أن يسلط الضوء على المهام الجارية أو المتأخرة، ويدفعك بالتالي إلى معرفة أسباب تأخرها وإيجاد الحلول الملائمة وتعديل الخطة بحسب ما يلزم.

نموذج خطة عمل تنفيذية